Odesílání dokladů elektronicky se odvíjí dle typu vzoru (QR2 - původní, nebo FR3 - GBS.Reports) s tím, že pro původní vzory zůstává v menu FAKTURY na původním místě (hned pod informací o aktuální dávce.
Pro tiskový modul GBS.Reports se však postup odesílání dokladů elektronicky změnil a to hned několika způsoby. Faktury lze odesílat jak jednotlivě, tak skupinově (dle typu formuláře FSIEDP) anebo najednou celou dávku. Nově zde přibyla volba : Tisk - EFSDI s E-mailem (výhradně) - která je určena pro případy, kdy odběratel má inkaso, avšak doklad požaduje výhradně v elektronické podobě a nechce jej zasílat poštou. Podrobnější popis této funkce následuje níže.
Jednotlivé odesílání - v záhlaví každého dokladu (v levé horní části) je ikona poštovní obálky. To je místo pro odeslání jen toho dokladu, v němž se tato ikona aktivovala. Rovněž tak lze dodatečně odeslat touto formou doklad, jehož příjemce není standardním příjemcem faktur elektronicky, tedy když nemá v Adresáři vyplněnou e-mailovou adresu pro zasílání faktur. Poklikáním na tuto volbu se aktivuje dialog Outlooku pro odeslání zprávy. Barevně je pak rozlišena informace o stavu odeslání faktury: modrá - doklad je připraven na odeslání, černá - doklad již byl odeslán, šedá - příjemce dokladu nemá vyplněnou e-mailovou adresu pro jejich zasílání, červená - chyba.
Skupinové odeslání - zvlášť v jednotlivých typech formulářů (F -faktury, S - složenky, I -inkaso, D -doručenky, E -elektronicky) lze odeslat celou tuto skupinu najednou a to vždy právě v závislosti na vybraném typu formuláře. To se provádí pomocí volby v menu: E-mailem. Zároveň je vždy vidět počet faktur které jsou k odeslání.
Hromadné odeslání - odeslání všech dokladů, jejichž příjemce má vyplněnou e-mailovou adresu pro elektronické zasílání, a to bez ohledu na to, jaký typ formuláře má nastavený. Zároveň zde přibyl kontrolní počet dokladů, který ještě nebyl odeslán.
Ve vztahu k vyššímu počtu odesílaných dokladů / zpráv, může kontrolní mechanismus vyhodnotit odesílatele jako zdroj spamu a v důsledku toho snižovat množství, které můžete odeslat. Tyto limity nejsou fixní, mohou se měnit průběžně a to oběma směry (zvýšení či snížení). To, jaké máte aktuální limity by bylo dobré zjistit a potom adekvátní hodnotu zde nastavit. Použitím limitu (omezení odesílaného množství) vám zajistí to, že to co odešlete odejde a nebudete muset zpětně zjišťovat co vám server vrátil (často se zpožděním) jako nedoručitelné a tyto doklady pak odesílat znovu. Pokud totiž odešlete větší množství zpráv než jaký je váš aktuální limit, Outlook je z FVS přijme a odešle a tím se v dtb. Prosaldo doplní informace o datumu odeslání a e-mailová adresa, na kterou byl doklad odeslán. Pokud však server pošle do Outlooku informaci o nedoručitelnosti e-mailu, již se tato informace do FVS nedostane. Tam naopak zůstává ta původní hodnota o datumu odeslání (do Outlooku) a adresu na kterou měl být doklad zaslán.
Nastavení limitů, přehled o denním počtu odeslaných dokladů a jejich odeslání
Pokud najedete kurzorem na ikonu eMailem, pak se zobrazí rychlý souuhrn informací o aktuálním počtu již odeslaných dokladů eMailem, info a aktulním limitu
Pokud na volbu kliknete, rozhrne se další menu, kde je možno neodeslané doklady odeslat, zobrazit informaci o aktuálním počtu eMailů (počet odeslaných i neodeslaných) a vyvolat volbu pro nastavení limitů.
Nastavení limitů pro odesílání dokladů eMailem:
Maximální povolený počet odeslaných eMailů za den: - číselná hodnota limitu pro odeslanou poštu za den (ne jen doklady z FVS) . Pokud je neznáte, doporučujeme zjistit, zatím můžete použít doporučené limity /uvedeno pro GMail a Forpsi.
Dnešní počet odeslaných eMailů je: - počet odeslaných dokladů elektronicky za aktuální den
Je-li program využíván síťově a elektronické zasílání dokladů používá vícero uživatelů, je zde ještě potřeba rozlišit, zda-li pro odesílání faktur používají stejnou e-mailovou adresu (je tedy tím míněn defaultní e-mail v Outlooku). Pokud ano, pak tento limit je společný pro všechny uživatele v tabulce ve spodní části této volby zobrazován jako: eMail_default_+(_day nebo _count). Pokud však jsou doklady rozsesílány z vícero účtů (má-li fakturantka svůj a není sdílený), pak se tento eMail zobrazí místo textu "default". Tyto konkrétní hodnoty lze doplnit pro každého uživatele a to v databázi USER_PASS_USERS.DB